¿Necesito informes en una consola de despacho?

Evite estos 3 errores principales

En el pasado, los sistemas de gestión de despacho se han centrado tradicionalmente en su función principal: las comunicaciones. Por lo tanto, el análisis de datos y los informes no están intuitivamente a la vanguardia de las mentes de los administradores de sistemas, diseñadores y compradores. Con datos grandes e inteligentes que se apoderan de la inteligencia comercial tradicional, que influyen y dirigen fuertemente las operaciones y estrategias organizacionales con información proveniente de todas las áreas de una organización, la necesidad de utilizar e integrar datos de las comunicaciones en el proceso de toma de decisiones es el siguiente paso lógico para opte por una evaluación inicial integral y completa de 360 y una visión continua del rendimiento operativo y del sistema.

Error n.° 1: confiar en una corazonada para administrar el estado del sistema

En su lugar: revise el sistema real y el análisis de rendimiento en tiempo real

Las redes de comunicaciones son infraestructuras complejas en las que las agencias, organizaciones y empresas dependen en gran medida para llevar a cabo sus actividades. Las interrupciones pueden tener efectos perjudiciales no solo para una operación, el resultado final, sino también para la seguridad o incluso la vida de las personas. Modern Dispatch Management ofrece la capacidad de seguir el sistema y el rendimiento en tiempo real. No más inmersiones en un problema después de que haya ocurrido, con el análisis del estado del sistema, se pueden identificar problemas antes de que ocurran los efectos de onda. Ya sea que se muestre en una pantalla grande en la sala de control o en el tablero del administrador, un sistema de gestión de despacho debe autoidentificarse cuando algo está fuera de lo común para una acción inmediata.

Error No 2: Adivinando las cargas de trabajo del operador

En su lugar: distribuya las cargas de trabajo en función de la demanda y la capacidad reales en tiempo real, incluso si las cosas cambian con poca antelación

Gestionar equipos de personal y cargas de trabajo individuales es un desafío constante al que se enfrentan los gerentes. Especialmente en entornos exigentes de alta presión donde cada segundo cuenta, los gerentes y supervisores de comunicaciones tienen la tarea de asegurarse de que las cargas de trabajo del personal estén optimizadas para un manejo rápido y eficiente de las comunicaciones sin que los operadores se sobrecarguen o subcarguen. Seleccione un Sistema de gestión de despacho que proporcione información en tiempo real sobre quién maneja qué volúmenes y la capacidad para que el gerente o supervisor realice ajustes en las cargas del operador sobre la marcha, especialmente cuando los momentos de silencio pueden convertirse en ocupados en un instante. Para la planificación a largo plazo, asegúrese de que las métricas también incluyan niveles de actividad durante períodos de tiempo más largos, es decir, 24hours, cargas de operadores semanales y mensuales para una dotación de personal optimizada en función de la demanda prevista.

Error No 3: Investigación de un incidente sin información independiente y objetiva

En cambio: Conozca el 5 W: Quién estuvo dónde y cuándo

Cuando ocurre un incidente o accidente, tradicionalmente basándose en informes verbales o escritos de personas involucradas directa o indirectamente, los testigos, gerentes y supervisores han sido la principal fuente de información para investigar. Hoy en día, los sistemas de gestión de despacho pueden recopilar y procesar una gran cantidad de información relacionada con incidentes que puede respaldar significativamente el curso de los hallazgos solo a través de datos.

Las comunicaciones históricas y la información de ubicación están fácilmente disponibles para las investigaciones internas y externas en un formato objetivo, confiable, con sello de hora y ubicación que elimina el sesgo cognitivo. ¿Se pregunta quién estaba dónde y habló con quién en qué canal? ¿Qué mensajes fueron enviados y recibidos? ¿Dónde estaban antes / después del incidente?

Especialmente en entornos empresariales y de misión crítica, la oportunidad de poder confiar en datos históricos pasados ​​para investigar incidentes, accidentes u obtener información sobre situaciones desde una perspectiva objetiva de un tercero es invaluable, no solo para fines internos sino también cuando los procedimientos legales y los procesos están en marcha y los registros deben recopilarse para fines judiciales.

Conclusión

Los informes y análisis de despacho pueden mejorar significativamente la eficiencia y la productividad de una organización, incluso más allá de las comunicaciones, mediante información objetiva relevante y urgente. No todos los sistemas de gestión de despacho proporcionan el mismo nivel completo de métricas e informes y no todas las consolas ofrecen información en tiempo real, algunas se retrasan o son difíciles de recuperar. Dado que el big data se hace cargo de muchos procesos de toma de decisiones en organizaciones y agencias, descuidar los requisitos de informes de despacho en la decisión de compra podría tener efectos perjudiciales en el futuro, ya que las actualizaciones serían difíciles y costosas de implementar.

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