Preciso de relatórios em um console de despacho?
Evite estes 3 principais erros
No passado, os sistemas de gerenciamento de despacho tradicionalmente se concentravam em sua função principal: comunicações. Portanto, a análise e os relatórios de dados não estão intuitivamente na vanguarda das mentes dos administradores de sistemas, designers e compradores. Com dados grandes e inteligentes assumindo a inteligência comercial tradicional, influenciando fortemente e impulsionando as operações e estratégias organizacionais com insights provenientes de todas as áreas de uma organização, a necessidade de utilizar e integrar dados de comunicações no processo de tomada de decisão é o próximo passo lógico para faça uma avaliação inicial holística e abrangente da 360 e insights contínuos sobre o desempenho operacional e do sistema.
Erro nº 1: confiar em um palpite para gerenciar a integridade do sistema
Em vez disso: revise o sistema real e a análise de desempenho em tempo real
As redes de comunicação são infraestruturas complexas nas quais agências, organizações e empresas dependem fortemente para conduzir suas atividades. As interrupções podem ter efeitos prejudiciais não apenas para uma operação, como resultado final, mas também para a segurança ou mesmo a vida das pessoas. O moderno Gerenciamento de Despacho oferece a capacidade de acompanhar o sistema e o desempenho em tempo real. Chega de mergulhar em um problema depois que ele ocorre, com a análise de integridade do sistema, os problemas podem ser identificados antes que ocorram efeitos de ondulação. Seja exibido em uma tela grande na sala de controle ou no painel do administrador - um sistema de gerenciamento de despacho deve se identificar quando algo fora do comum para ação imediata.
Erro no 2: Adivinhar cargas de trabalho do operador
Em vez disso: distribua cargas de trabalho com base na demanda e capacidade reais em tempo real, mesmo que as coisas mudem em curto prazo
Gerenciar equipes de funcionários e cargas de trabalho individuais é um desafio constante que os gerentes enfrentam. Especialmente em ambientes exigentes de alta pressão, onde cada segundo conta, os gerentes e supervisores de comunicações têm a tarefa de garantir que as cargas de trabalho da equipe sejam otimizadas para um manuseio rápido e eficiente das comunicações, sem que os operadores estejam sobrecarregados ou com excesso de carga. Selecione um Sistema de Gerenciamento de Despacho que forneça informações em tempo real sobre quem está lidando com quais volumes e a capacidade do gerente ou supervisor de fazer ajustes nas cargas do operador on-the-fly, especialmente quando os momentos de silêncio podem se tornar momentos de maior movimento em um instante. Para o planejamento a longo prazo, certifique-se de que as métricas também incluam níveis de atividade por períodos mais longos, ou seja, 24 horas, cargas semanais e mensais do operador para equipe otimizada com base na demanda prevista.
Erro no 3: Investigação de um incidente sem informações objetivas e independentes
Em vez disso: Conheça o 5 W: Quem estava onde quando Por que
Comunicações históricas e informações de localização estão facilmente disponíveis para investigações internas e externas em um formato objetivo, confiável, com carimbo de hora e local, que remove o viés cognitivo. Querendo saber quem estava onde e conversei com quem em que canal? Quais mensagens foram enviadas e recebidas? Onde eles estavam antes / depois do incidente?
Especialmente em ambientes empresariais e de missão crítica, a oportunidade de poder confiar em dados históricos passados para investigar incidentes, acidentes ou obter insights sobre situações de uma perspectiva objetiva de terceiros é inestimável, não apenas para fins internos, mas também para processos e procedimentos legais. processos estão em andamento e os registros devem ser agrupados para fins judiciais.
Conclusão
Relatórios e análises de despacho podem melhorar significativamente a eficiência e produtividade de uma organização - mesmo além das comunicações - por meio de informações objetivas relevantes e urgentes. Nem todos os sistemas de gerenciamento de despacho fornecem o mesmo nível abrangente de métricas e relatórios e nem todos os consoles oferecem percepções em tempo real, alguns são atrasados ou difíceis de recuperar. Com o big data assumindo muitos processos de tomada de decisão em organizações e agências, negligenciar os requisitos de relatórios de despacho na decisão de compra pode ter efeitos prejudiciais no futuro, sendo as atualizações difíceis e caras de implementar.
